バーチャル会議の生産性を高める方法

マルク・トルネ, Maverick AV ソリューションによる BDM コラボレーション, この記事では、すべての人にとってバーチャル会議をより効果的にするための 10 の提案を提案しています。.

最新の調査と調査によると、リモート会議は管理が最悪であることがわかっています, 参加性が低く、参加者の集中力がどんどん失われていくもの. その上, 最も非効率的なものの一つに分類される.

会議がどのようなものかを見直し、より生産性の高いものにするよう努める良い機会かもしれません。. 提案 10 ヒント (9+1) それは私たちが毎日関係を築き続け、その目標を達成するのに役立ちます.

1. 余計な人は呼ばないようにしましょう

出席者が増えると会議の質が低下する.

会議に招待されないことは、私たちが最も悩まされることの 1 つであることが証明されています。. 私たちにとってそれが難しいように思えるのは普通のことです, しかし、よく考えてみると、私たちは何件の会議に呼ばれたのでしょうか。, 私たちが接続するとき, 私たちは自動的に考える, これは私には似合わない? この一部にしか招待されなかったら、何回会議に参加すればよかったと思うでしょうか。? 私たちは考え方を変え、同僚の時間を尊重することを考えなければなりません, 彼らが私たちと同じようにできるように. 私たちはお互いを支え合うべきだと言いたいのです.

リモート会議を記録する方法と, これが最高です, より速くプレイする, 最大2倍速まで, 録音を送信してスレッドに参加させましょう.

2. 議題を準備しましょう

答えるべき質問をまとめた議題を用意してみませんか?? 会議に集中するのに役立ち、誰が出席する必要があるかをよりよく知ることができます。. 当然, 質問に関係のある人である必要があります.

そして、会議の目的が達成されたかどうかをどのようにして知ることができるのでしょうか?? さて、私たちが自問した質問に答えることができたかどうか見てみましょう。.

会議に複数の国から参加者がいる場合, 時差も考慮して考えてみましょう, もし可能なら, それらの国の社会習慣, パーティーのような, 休息日, 等.

3. 間隔

パーキンソンの法則を思い出しましょう: 会議は利用可能な時間がすべて埋まるまで延長されます. ストレスやフラストレーションが生じないように、会議は厳密に必要な時間継続することが重要です。. その上, 私たちの注意力の持続時間は、 45 分.

の会議 15-20 数分でも同様に効果的. 実際には, TEDトークの長さはどのくらいですか? 偶然じゃないよ, しかし、それは人間が単一のテーマに集中しているという当時の研究に応えます。.

4. 積極的なモデレーション

出席者と参加者を区別することが重要です. 重要なのは、参加者を巻き込み、全員が貢献できるように努めることです。 「他に何か付け加えることはありますか?」のような質問は避けてください。? またはこれに関するコメント?

会議の司会や進行には、競合の管理も含まれます, 時間を管理する, その後のフォローアップのために、議事録の形式で情報を取得します, 等.

司祭とバプテスマの子供の両方になるのは簡単ではありません. そのため、開始する前に他の参加者を頼り、役割とタスクを割り当てることをお勧めします。.

5. 話していないときはマイクをミュートします

音を消すことで迷惑なノイズを避け、その瞬間の話者のメッセージを明瞭に伝えることができます。.

多くのビデオ コラボレーション プラットフォームでは、スペース バーを使用してマイクを開き、, それを押すことで, 私たちのメッセージを送ってください. 参加者に自分自身をミュートする方法を試してもらうことができます, 初めて会議に参加するときに身元を明かすよう求める, したがって、共同ツールに対する自信を得ることができ、何よりも, 私たちは存在感を生み出します: 私たちはここにいます.

しかし、沈黙は他人の意見に同意することと同じではないことも認識しなければなりません。. リアルタイム投票や投票機能、またはポイントを検証するアプリケーションを使用すると非常に便利です。.

6. カメラの使用を奨励する

参加者には積極的に参加していただきたいと考えています, 積極的かつ参加型であり、マルチタスクではない: メールに返信する, ウェブを閲覧する, 等.

ビデオを有効にすることでコミュニケーションが改善され、誤解が回避されます. 自分自身を見てもらい、非言語言語に感謝する, 効果的な会議開催の確率を高めます.

7. 共同ツールを使用する

会議中は、私たちが持っている共同ツールや技術ツールを使用することが重要です. これにより、より多くの参加が促進され、アイデアの交換が活性化されます。.

これらのツールの一部はチャットです, 参加者があらゆるインシデントを報告したり、ファイルを送信したりできる場所; 黒板, ブレーンストーミングを促進するために; そして調査, 注意を維持し、議論された点を検証するため.

8. 良い習慣

会議を成功させるのに役立つ一連の優れた実践方法があります。. いくつかの, マイクをミュートする方法についてはすでに説明しました。, しかし、他にもたくさんあります.

動画がない場合, 話し始めるときに名前を言うと便利です, 誰もが私たちのことを以前から知っていたり、私たちの声を知っている必要はありません。; すべてが機能することをテストし、インシデントを解決する必要がある場合に備えて数分前に接続を試みます; 時間を厳守する; 複数の参加者が同じ部屋にいる場合, グループの会話に入らないようにする; 会議を利用しないでください, 同じことを何度も繰り返さないでください, 独白を避ける, 等. Y, 初めに, しかし教育を受けた, 他人の言葉を踏むな, 聞いて、人々に話してもらいましょう.

9. 会議の開始と終了を適切に行う

すべての参加者は、会議の理由を明確に理解する必要があります。, なぜ、そして何のために, そして会議の議題.

次に何が起こるかを知ることは、会議自体と同じかそれ以上に重要です. 行動と責任を明確にする: 何が行われるのか? 誰がやるの? どういう意味で? いつ? いつのために?

10. 意見や提案を収集する: 改善するために何ができるでしょうか?

Y, ついに, しかし、だからといってそれが最も重要でない提案になるわけではありません。. あらゆるフィードバックを歓迎します。. 建設的な貢献は、将来的により効果的な会議を開催するのに役立ちます。.

要約すれば…
– 適切な出席者を招待する.
– 良い議題を準備する.
– 短い会議の改善 15/20 永遠の分.
– 積極的に穏健派.
– 話さないときはマイクをミュートにする.
– カメラを起動する.
– 利用可能な共同ツールを使用する.
– ルールを設定して従う.
– 従うべきアクションの具体的なリストを準備する.
– 意見を求める.

マルク・トルネ

BDMコラボレーション マーベリック AV ソリューション