Why large meeting rooms remain the unsolved collaboration problem

On this platform, James Knight, CEO de Plenary, analiza por qué las salas de reuniones de gran tamaño siguen siendo uno de los principales retos no resueltos de la colaboración corporativa, a pesar de los avances en plataformas, audio y vídeo en los últimos años.

For more than a decade, Collaboration technology has steadily moved towards simplicity. Nowadays, una sala de reuniones pequeña puede desplegarse en cuestión de minutos. Las actualizaciones de software se realizan automáticamente. La fiabilidad ya no se negocia: se da por sentada.

Las salas de reuniones grandes y extra grandes, however, siguen resistiéndose a esa evolución. A pesar de los avances en audio, vídeo y plataformas en la nube, estos espacios continúan siendo lentos de desplegar, difíciles de estandarizar y frágiles cuando se gestionan a escala. Pueden ofrecer un rendimiento excelente cuando se diseñan y ponen en marcha con cuidado, pero les cuesta mantener la consistencia a medida que las organizaciones crecen, reconfiguran sus espacios o despliegan salas en distintas regiones. He reto de fondo ya no es tecnológico, es arquitectónico y operativo.

Las salas de reuniones grandes siguen tratándose como proyectos individuales. Cada espacio se diseña, configura y ajusta como una pieza única, a menudo optimizada para una distribución concreta, un patrón de uso específico o un momento determinado en el tiempo. Este enfoque genera resultados locales muy llamativos, pero no escala. A medida que el parque de salas crece, los espacios empiezan a divergir. El comportamiento varía. Las suposiciones de configuración difieren. Los equipos de soporte pierden visibilidad clara sobre cómo están construidas las salas y cómo se espera que funcionen.

Con el tiempo, la fiabilidad pasa a depender de la documentación, de la memoria de las personas y de la intervención de especialistas, en lugar del comportamiento del propio sistema. Los problemas se detectan cuando comienza la reunión, no cuando cambian las condiciones. Lo que al principio parece artesanía acaba convirtiéndose en un riesgo operativo.

Cuando la escala redefine la calidad

A pequeña escala, la calidad se define por el rendimiento. A gran escala, la calidad se define por la previsibilidad. Para las organizaciones que gestionan decenas o cientos de salas, los sistemas más valiosos no son los que ofrecen mayor capacidad de configuración, sino aquellos con un comportamiento claramente definido. Sistemas que se despliegan siempre de la misma manera. Sistemas cuyo rendimiento es conocido, repetible y observable.

A escala, la consistencia importa más que la flexibilidad. The observabilidad importa más que la personalización. Este cambio redefine de forma fundamental lo que significa un “buen diseño” en salas de reuniones de gran formato.

Lograr simplicidad a escala exige tratar la sala de reuniones como un sistema completo, y no como una suma de dispositivos optimizados de forma independiente. Esto implica diseñar los espacios a partir de comportamientos claramente definidos, con rangos de rendimiento predecibles y una lógica común que se repite de sala en sala. La clave no está en ajustar cada entorno de forma única, sino en establecer una estructura que permita desplegar, supervisar y mantener las salas con criterios homogéneos y comprensibles a lo largo del tiempo.

En este enfoque, la visibilidad centralizada del estado de las salas y los procesos de despliegue y validación automatizados juegan un papel fundamental. En lugar de invertir la experiencia técnica en intervenciones repetitivas sala por sala, el esfuerzo se orienta a definir estándares, validar resultados y diseñar sistemas que sigan siendo fiables a medida que los entornos evolucionan. El foco deja de estar en “arreglar salas individuales” para centrarse en garantizar un comportamiento coherente y predecible en todo el parque de salas.

Las salas de reuniones ya no son puntos finales pasivos. Cada vez más, se han convertido en entradas activas de plataformas de colaboración inteligente, aportando audio, vídeo y datos contextuales que permiten transcripción, resumen, atribución e inteligencia adicional.

En espacios pequeños, esto sucede de forma natural porque el entorno es limitado y predecible. En salas grandes, garantizar la calidad de la señal, la consistencia y la responsabilidad operativa resulta mucho más complejo. Sin un enfoque a nivel de sistema, estos entornos se comportan de forma inconsistente, no porque los componentes individuales sean inadecuados, sino porque ninguna capa asume la responsabilidad del resultado de extremo a extremo.

Al mismo tiempo, las expectativas han aumentado. Los usuarios ya no toleran salas que “funcionan casi siempre”. Los equipos de IT necesitan entornos que puedan controlar, supervisar y escalar. Las organizaciones globales necesitan la confianza de que las salas se comportan igual en cualquier ubicación. Las salas de reuniones grandes ya no son casos especiales. Son infraestructura crítica de colaboración.

De proyectos a plataformas

En lugar de tratar cada sala como un proyecto independiente, las organizaciones deben adoptar una mentalidad de plataforma, con supuestos compartidos, comportamientos definidos y una responsabilidad operativa clara a lo largo de todo el ciclo de vida de la sala.

Las salas deben poder desplegarse con confianza, observarse a lo largo del tiempo y comportarse de forma predecible, no solo el primer día, sino durante años de uso. Las salas de reuniones grandes son demasiado importantes como para seguir siendo excepciones artesanales. La próxima fase de la colaboración depende de diseñarlas como sistemas, no como casos especiales.

James Knight

CEO of Pleneo

Desarrollada por el equipo detrás de Xilica, Pleneo es una nueva empresa de tecnología de colaboración centrada en simplificar los espacios medianos y grandes.